就活で質問に応えてもらったときのお礼メールの書き方とテンプレ

22・23卒向け

この記事では、就活生がたびたび困ってしまう、就職活動で質問をしたときに送った方が良いお礼メールの書き方について紹介していきたいと思います。

この記事を書いている私は、現在大手IT企業で働く社会人になります。就職活動を行っていた2年前の自分を振り返ってみると、無礼極まりないメールをバンバン送っていたことを思い出します。

たかが、メール。されどメールだと私は思いますので、この記事を読んで少しでも就活生が内定に近づきますことを願っております。

したがって、

どんな時に質問のお礼メールってすればいいのか分からない。

お礼メールの書き方を知りたい。

Mako.Press
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このような就活生に向けて記事を書きました。

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就活はくだらない?就活はくだらないものではないと断言する理由。

就活で質問に応えてもらったらお礼メールをしよう。

まず大前提として、就職活動で何かしらの質問をした際には必ずお礼のメールを返信しましょう

私自身、社会人として学生からの就活相談を受けているとき、稀に学生の質問に応えたのに全く返信が返ってこない時があります。返信が返ってこないと、しっかりとメールを読んでくれているのかも分かりませんし、何かこちらが失礼なことをしてしまったのかと心配してしまいます。

また、マナーの厳しい方にこのようなことを悪気もなくしてしまうと、信用を失ってしまうので注意をしたほうが良いでしょう。

まとめると、何かしらの質問をしたさいには必ず返信をするようにしましょう

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これは社会人としての最低限のマナーですよ

どんなときにお礼メールを書く必要があるのか。

お礼メールは下記の2つの状況の際に送信するようにしましょう。

就職活動中に下記のようなタイミングが必ず訪れると思いますので、心に留めておくだけでも他の就活生よりも優位に立つことができるでしょう。

  • 人事担当に採用についての質問をしたとき
  • 社会人の方に会社について質問したとき

人事担当に採用についての質問をしたとき

1つ目は、人事担当に採用についての質問をしたときになります。

  • 選考フローが分からない
  • 面接日時の確認をしたい
  • 内定承諾をいつまで待ってくれるのか知りたい

人事担当は就活生との窓口になっているので、上記のように様々な質問を学生から受けることになるでしょう。

人事担当は1人で複数人の学生を担当しているので、質問の回答が得られるのに時間がかかったり、期待した回答が返ってこないことも少なくありません。

しかし、学生はこのような状況であっても必ず質問に応えてくださったことを感謝してお礼メールを送信するようにしましょう

社会人の方に会社について質問したとき

2つ目は、社会人の方に会社について質問したときになります。

私を含めて、社会人は日々多くの学生から就活相談に関する質問を受けることがあります。

  • エントリーシートの添削をして欲しい
  • 会社について教えて欲しい
  • 就活のテクニックが知りたい

など多岐に渡ります。人事担当を除く社会人はこうした学生からの質問に対して、ボランティアで応えています。正直、就職活動が佳境を迎える3月・4月は社会人にとっても年度の切り替え時期なので忙しいことが多いです。

そんな時期にも関わらず、学生を応援したいという気持ちをもった社会人が対応してくれていると考えた方が良いです。

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社会人の立場で、考えたときに質問に対するお礼メールをするのは人として大切ですよね。

お礼メールを書くときのポイント

人事担当者や社会人の方から質問に対する回答をもらったときに、返信をするお礼メールのポイントについて解説をします。

これからお話をするポイントを押さえておけば、相手に好印象を与えることができます。また、社会人になってからを活用できることばかりなので、今のうちから知っておくことでスタートダッシュが切れるはずです。

遅くても1日以内には返信をしよう

質問に対するお礼メールは少なくとも1日以内には返信するようにしましょう。

仮に、回答が昼頃に得られたのであれば遅くとも翌日の昼までにお礼メールを送るのがベストです。

1日以上返信を空けてしまうと、回答をしてくれた方の温度感も冷めてしまいますし学生自身も返信をするモチベーションが下がってしまうでしょう。

めんどくさいかもしれませんが、1日、つまり24時間以内に返信をすることをおすすめします。

夜中の返信は避ける

夜中のお礼メールは避けましょう。

就活生が忙しいのは重々承知しています。しかし、夜中にメールの返信をするのはやめた方がいいです。仮に、メールではなくラインで返信をする際には、尚更夜中の返信は避けましょう。

夜中にメールを返信する人に対して、人によっては「相手の状況を考えることができない自分勝手な人」と思われてしまうリスクがあります。

夜中、22時以降は可能な限り避けた方が好ましいです。

感謝の気持ちを伝える

感謝の気持ちをしっかりと伝えましょう。

とても当たり前のことですが、非常に重要なポイントです。社交辞令的な感謝ではなく、しっかりと感情がこもった感謝を伝えましょう。

  • 分かりました
  • 参考にさせていただきます

などの理解を伝えるだけでなく、あわせて感謝の内容を一文挿入させるだけで相手からのイメージは大きく変わるはずです。

参考になったポイントを伝える

回答を得て参考になったポイントを伝える。

社会人や人事担当者などは、回答を受け取った学生が「しっかりと理解してくれたか」を確認したいと思っています。自分の回答が的外れでないか、学生の立場で回答することできているのかを理解しておくためです。

このような前提で、回答をもらって参考になったポイントを学生が伝えることは非常にありがたく感じます。この参考になったポイントが文章にあるだけで、質問に応えた甲斐があったと私は思います。

参考になったことを文章にして言語化しておくことは、学生のためにもなるのでぜひ行っていきましょう。

お礼メールのテンプレート

自分でお礼メールを作ることができないという方は、これから紹介していくテンプレートを参考にしてみてください。

2つのパターンからテンプレートを作成したので、お礼メールが必要なほとんどの場面をカバーしております。

人事担当の回答に対するテンプレ


○○(会社名)
○○部 (部署名)
○○ ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○年の○○ ○○と申します。

この度は、急な問い合わせにもかかわらず、
早急にご返信いただき、誠にありがとうございます。

貴社の会社説明会に参加した際に、
○○について理解できませんでしたが、
○○様からご教示いただいたおかげで、
○○について理解を深めることができました。

以前から貴社の○○について興味がありましたが、
○○様からご教示いただけて、より一層興味を持つことができました。

お忙しいなか、ご丁寧に対応いただき感謝いたします。
取り急ぎ、回答の御礼を申し上げます。
——————————————————————————
○○大学○○学部○○学科○年
○○ ○○(名前)
E-mail:○○○○@○○
電話番号:○○○-○○○○-○○○○

この記事でこれまで解説してきたポイントを全て踏まえて作成したテンプレートが上記になります。

こちらのテンプレートを状況に応じて、修正をして失礼のない時間帯に返信をすることができれば大丈夫です。

社会人の方の回答に対するテンプレ

○○(会社名)
○○部 (部署名)
○○ ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○年の○○ ○○と申します。

この度は、急な問い合わせにもかかわらず、
早急にご返信いただき、誠にありがとうございます。

貴社の選考を進めていく中で、
○○について理解できませんでしたが、
○○様からご教示いただいたおかげで、
○○について理解を深めることができました。

以前から貴社の○○について興味がありましたが、
○○様からご教示いただけて、より一層興味を持つことができました。

お忙しいなか、ご丁寧に対応いただき感謝いたします。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
——————————————————————————
○○大学○○学部○○学科○年
○○ ○○(名前)
E-mail:○○○○@○○
電話番号:○○○-○○○○-○○○○

社会人から質問回答をもらった際のお礼メールのテンプレもあわせて載せておきました。

OB訪問をしたときや会社座談会などで現場の社員にメールをして質問をする機会があればぜひ使ってください。

参考記事
50人以上OB訪問したのでOB訪問でのメールのコツやマナー、質問などを教えます。
10人以上の学生とOB訪問した社会人が語る、OB訪問のマナーについて。

最後に

ブログでは不労所得を得ることができない理由

これまでこの記事で解説してきたお礼メールについての作法などが最低限できなければ、内定には決して近づくことはできないでしょう。

それくらい基礎的な項目です。だからこそ、皆さんには今一度これまでの行動を振り返ってみて改善していって欲しいと思っております。

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皆さん1人1人が希望の会社へと就職されることを私は願っております。

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なかなか面接が上手くできない。

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なお、過去に相談をした学生の内定先は下記の通りです。

  • 富士通
  • NTTデータ
  • 楽天
  • KDDI
  • アクセンチュア

私がIT系の会社で働いていることから、学生さんの内定先はIT業界が多くなっております。

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なお、最近お問い合わせが増えておりますので、時期によっては対応できかねることがございます。

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キャリアのプロではない、社会人に就活相談をするにはちょっと微妙だな

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